Proces prípravy grantovej Zmluvy
Gratulujeme: budete financovaný z prostriedkov programu CERV!
Oznámenie dostanete do svojho používateľského konta v Portáli EK pre financovanie a verejné súťaže. Teraz sa začne fáza „Grant Agreement Process“ (GAP), t.j. proces prípravy grantovej Zmluvy.
- Ako vždy, všetko sa začína na portáli EU Funding & Tenders: Vyberte svoj aktuálny projekt v časti „Moje projekty“ a kliknite na „Spravovať projekt“ v časti „Akcie“.
- Počas GAP sa v rámci služieb grantovej zmluvy vyžadujú právne, administratívne a finančné informácie o vašej organizácii. Systém potom môže vytvoriť dohodu o grante. Tú podpíšete online.
- Komisia zároveň vykoná zvyšné právne kontroly: Overenie právnej subjektivity, overenie finančnej spôsobilosti atď.Nad tým sa vám zobrazí akási časová os. Tu si môžete pozrieť, čo jednotlivé fázy znamenajú a čo budete musieť prípadne urobiť.
- Kliknutím na odkaz „Správa návrhov a príprava grantov“ otvorte nové okno; teraz ste sa dostali do „Systému pre správu grantov“ (SyGMa). Tu môžete upraviť svoje údaje a pripraviť grantovú dohodu v spolupráci s projektovým manažérom z Európskej komisie, napr. z agentúry EACEA.
- Ikony v hornej časti obrazovky vám intuitívne ukazujú, kde je ešte potrebné niečo upraviť.
- Kliknutím na tlačidlo „Overiť“ v dolnej časti obrazovky môžete kedykoľvek skontrolovať, kde informácie ešte chýbajú. Niektoré stránky, napríklad Reporting Periods (Obdobia vykazovania) a GA Options (Možnosti GA) môže upravovať len váš projektový manažér, v prípade iných to musíte urobiť vy – ak sa v časti „Validate“ (Overiť) zobrazí chýbajúci údaj!
- Ak chýbajú informácie o vás alebo vašich partneroch, zadajte ich v časti „Príjemcovia“. Kliknutím na riadok s údajmi o príslušnom príjemcovi otvoríte ďalšie polia. Tu máte možnosť vybrať bankové údaje, právne zodpovedné osoby atď. SyGMa zvyčajne získava väčšinu týchto informácií z účastníckeho portálu alebo z vašej žiadosti.
- V poli „Všeobecné informácie“ musíte zvyčajne vykonať záznamy, napr. názov vášho projektu a dátum začatia. Dokumenty požadované na tejto stránke môžete kedykoľvek nahrať – prostredníctvom tlačidla „Dokumenty“ v ľavom hornom rohu. Spravidla musíte nahrať časť B žiadosti a ďalšie chýbajúce dokumenty, napr. kalkuláciu rozpočtu, prostredníctvom tlačidla „Nahrať“.
- Príslušné položky môžete vykonať v novom okne pomocou tlačidla „Pridať pracovný balík“ alebo „Pridať výstup“. Nezabudnite priradiť jednotlivé výstupy k pracovnému balíku. Do prázdneho poľa „Effort“ (Úsilie) spravidla zadajte hodnotu 1, inak sa zobrazí chybové hlásenie.
Míľniky“ by mali byť vyplnené len pri zložitejších projektoch, ktoré ich už majú uvedené v aplikácii. „Kritické riziká“ sa tiež nepreberajú z aplikácie a musia sa pridať v rámci SyGMa.
Čestné vyhlásenie
Dôležitou súčasťou Grantovej zmluvy je čestné vyhlásenie právne zodpovedného zástupcu. Vaši partneri tu musia tiež podpísať vlastné čestné vyhlásenie.
Podpis sa vykonáva digitálne. Viac informácií o digitálnych podpisoch nájdete na tejto webovej stránke
Všetko vyznačené zelenou farbou?
Zaškrtli ste všetky políčka na zelenú a tlačidlo „Overiť“ už nevypisuje chybové hlásenie? Potom môžete po uložení zavrieť okno prehliadača SyGMa.
Teraz ste späť na stránke služieb riadenia grantov. Tlačidlo „Odoslať do EÚ“ je teraz k dispozícii v časti Príprava údajov o Grantovej zmluve. Tým sa spracované údaje odošlú Komisii EÚ a váš projektový manažér v Bruseli podnikne ďalšie kroky. S ďalším formálnym oznámením budete potom informovaní, že Grantová zmluva je pripravená na podpis. Potom sa aktivuje tlačidlo „Podpísať“ a osoba, ktorú ste určili ako právne záväzného zástupcu (PLSIGN), môže podpísať Grantovú zmluvu. Na časovej osi potom uvidíte nový stav vášho projektu.
Podpísané - ale kde nájdem podpísanú grantovú zmluvu?
Svoju dokončenú GAP nájdete v časti „Archivované procesy“. Nájdete tam aj všetky dôležité dokumenty, ako je dokončená Grantová zmluva, váš hodnotiaci list a informácie o všetkých zálohových platbách.
Podávanie správ počas implementácie
„Podávaním správ“, t. j. vytváraním správ o pokroku, preukazujete EÚ, že ste svoje projekty skutočne realizovali v súlade s informáciami, ktoré ste uviedli v žiadosti o financovanie a v Grantovej zmluve. Nejde o doklady o finančných transakciách, napríklad vo forme faktúr, ale o zrozumiteľné a overiteľné dôkazy o činnosti, napríklad prezenčné listiny po uskutočnení podujatia.
V programe CERV existujú tri formuláre na podávanie správ, ktoré tu v priebehu projektu predkladáte Komisii EÚ (v závislosti od typu financovania a návrhu vášho projektu):
- Priebežné podávanie správ (Continuous reporting)
- Výstupy
- Obdobné podávanie správ (na konci projektu, tzv. Periodic reporting)
Modul priebežného podávania správ
Modul priebežného podávania správ je vám k dispozícii od začiatku projektu. Okrem iného tu nájdete výstupy a míľniky z vašej žiadosti. Výsledky projektu sem nahrávate v termínoch, ktoré určíte, keď majú byť výsledky dosiahnuté.
Na konci projektu vyplníte aj ostatné oblasti vykazovania (zhrnutie projektu atď.).
Periodické/obdobné podávanie správ
Ak chcete spustiť platbu projektu (napr. po časti projektu alebo v prípade paušálnych súm po skončení projektu), použite modul periodické/obdobné podávanie správ.
Tu nájdete automaticky vyplnené prvky z priebežného podávania správ.
Všetky typy výkazov kontroluje zodpovedný projektový/á manažér/ka. Polia „Lock for Review“ (Uzamknúť na kontrolu), „Lock & include“ (Uzamknúť a zahrnúť) a „Submit to EU“ (Odoslať do EÚ) naznačujú, že po vyplnení vašej časti je na rade DG JUST alebo EACEA: Sivá farba tlačidla (a skutočnosť, že naň nemôžete kliknúť) naznačuje, že vaša správa sa práve kontroluje; pred pokračovaním sa môžu vyskytnúť ďalšie otázky v „Komunikačnom centre“. Žlté tlačidlo znamená, že môžete pokračovať v zostavovaní alebo odosielaní svojej správy.
Dodatok
Kedy je potrebné požiadať o dodatok ku grantovej Zmluve?
Počas realizácie projektu môže dôjsť k zmenám, ktoré si vyžadujú formálnu úpravu grantovej Zmluvy prostredníctvom dodatku (amendment). Dodatok je potrebný najmä v prípade:
- zmeny partnerstva projektu (pridanie alebo ukončenie účasti prijímateľa, pridruženého subjektu alebo asociovaného partnera),
- zmeny koordinátora projektu,
- zmeny bankového účtu koordinátora určeného na prijímanie platieb,
- podstatných zmien v opise projektu (Description of Action), napríklad pri významných zmenách aktivít, rozdelenia úloh medzi partnermi, subdodávok, projektových výstupov (deliverables) alebo úloh pridružených subjektov,
- zmeny dátumu začiatku projektu,
- zmeny dĺžky trvania projektu,
- zmeny reportovacích období.
Naopak, dodatok sa zvyčajne nevyžaduje napríklad pri:
- zmene osoby zodpovednej za koordináciu projektu,
- zmene názvu banky alebo názvu majiteľa účtu (ak zostáva rovnaký účet/IBAN),
- zmene termínu odovzdania deliverable (pokiaľ nejde o inú podstatnú zmenu projektu).
Odporúčame potrebu dodatku konzultovať s projektovým/ou manažérom/ manažérkou alebo príslušnou grantovou autoritou čo najskôr po identifikovaní plánovanej zmeny. Niektoré zmeny je potrebné schváliť ešte pred ich realizáciou.
Pre bližšie informácie: pozri článok 39 AGA.
Flexibilita rozpočtu počas implementácie projektu
1. Granty založené na skutočných nákladoch:
Rozdelenie rozpočtu sa môže upraviť – bez dodatku (pozri článok 39 AGA) – presunmi medzi účastníkmi a rozpočtovými kategóriami, pokiaľ to neznamená žiadnu podstatnú zmenu opisu projektu (Description of Action) v prílohe 1.
Avšak:
- zmeny v rozpočtovej kategórii pre dobrovoľníkov (ak sa používajú) si vždy vyžadujú dodatok,
- zmeny rozpočtových kategórií s paušálnymi nákladmi alebo príspevkami (ak sa používajú; vrátane financovania, ktoré nie je spojené s nákladmi) si vždy vyžadujú dodatok,
- zmeny rozpočtových kategórií s vyššími sadzbami financovania alebo rozpočtovými stropmi (ak sa používajú) si vždy vyžadujú dodatok,
- doplnenie súm pre subdodávky, ktoré nie sú uvedené v prílohe 1, si vyžaduje buď dodatok, alebo zjednodušené schválenie v súlade s článkom 6.2.,
- ostatné zmeny vyžadujú dodatok alebo zjednodušené schválenie, ak je to výslovne stanovené v článku 6.2.
Bližšie informácie dostupné v článku 5.5. AGA Rozpočtová flexibilita (Budget flexibility)
2. Paušálne granty
Presun financií medzi pracovnými balíkmi v Lump Sum projektoch (t.j. projekty založené na paušálnych grantoch): platí, že konzorcium má voľnosť pri samotnom použití pridelených prostriedkov, pokiaľ postupuje v súlade s Rozhodnutím o používaní paušálnych grantov a projekt realizuje tak, ako je opísaný v Prílohe 1 (Annex 1) grantovej Zmluvy. Spôsob, akým sú finančné prostriedky reálne vynaložené, je teda vecou interných dohôd medzi partnermi.
Presuny medzi rozpočtovými kategóriami, ktoré sú typické pre granty založené na skutočných nákladoch, sa pri lump sum grantoch neuplatňujú. Dôvodom je, že pri tomto type financovania sa nevykazujú reálne náklady, a preto ani neexistuje rozpočtová flexibilita v zmysle ich presúvania. Bližšie informácie nájdete v článku 5.5 Model Grant Agreement