Proces prípravy grantovej zmluvy
Gratulujeme: budete financovaný z prostriedkov programu CERV!
Oznámenie dostanete do svojho používateľského konta v Portáli EK pre financovanie a verejné súťaže. Teraz sa začne fáza “Grant Agreement Process” (GAP), t.j. proces prípravy grantovej zmluvy.
- Ako vždy, všetko sa začína na portáli EU Funding & Tenders: Vyberte svoj aktuálny projekt v časti „Moje projekty“ a kliknite na „Spravovať projekt“ v časti „Akcie“.
- Počas GAP sa v rámci služieb grantovej zmluvy vyžadujú právne, administratívne a finančné informácie o vašej organizácii. Systém potom môže vytvoriť dohodu o grante. Tú podpíšete online.
- Komisia zároveň vykoná zvyšné právne kontroly: Overenie právnej subjektivity, overenie finančnej spôsobilosti atď.Nad tým sa vám zobrazí akási časová os. Tu si môžete pozrieť, čo jednotlivé fázy znamenajú a čo budete musieť prípadne urobiť.
- Kliknutím na odkaz „Správa návrhov a príprava grantov“ otvorte nové okno; teraz ste sa dostali do „Systému pre správu grantov“ (SyGMa). Tu môžete upraviť svoje údaje a pripraviť grantovú dohodu v spolupráci s projektovým manažérom z Európskej komisie, napr. z agentúry EACEA.
- Ikony v hornej časti obrazovky vám intuitívne ukazujú, kde je ešte potrebné niečo upraviť.
- Kliknutím na tlačidlo „Overiť“ v dolnej časti obrazovky môžete kedykoľvek skontrolovať, kde informácie ešte chýbajú. Niektoré stránky, napríklad Reporting Periods (Obdobia vykazovania) a GA Options (Možnosti GA) môže upravovať len váš projektový manažér, v prípade iných to musíte urobiť vy – ak sa v časti „Validate“ (Overiť) zobrazí chýbajúci údaj!
- Ak chýbajú informácie o vás alebo vašich partneroch, zadajte ich v časti „Príjemcovia“. Kliknutím na riadok s údajmi o príslušnom príjemcovi otvoríte ďalšie polia. Tu máte možnosť vybrať bankové údaje, právne zodpovedné osoby atď. SyGMa zvyčajne získava väčšinu týchto informácií z účastníckeho portálu alebo z vašej žiadosti.
- V poli „Všeobecné informácie“ musíte zvyčajne vykonať záznamy, napr. názov vášho projektu a dátum začatia. Dokumenty požadované na tejto stránke môžete kedykoľvek nahrať – prostredníctvom tlačidla „Dokumenty“ v ľavom hornom rohu. Spravidla musíte nahrať časť B žiadosti a ďalšie chýbajúce dokumenty, napr. kalkuláciu rozpočtu, prostredníctvom tlačidla „Nahrať“.
- Príslušné položky môžete vykonať v novom okne pomocou tlačidla „Pridať pracovný balík“ alebo „Pridať výstup“. Nezabudnite priradiť jednotlivé výstupy k pracovnému balíku. Do prázdneho poľa „Effort“ (Úsilie) spravidla zadajte hodnotu 1, inak sa zobrazí chybové hlásenie.
Míľniky“ by mali byť vyplnené len pri zložitejších projektoch, ktoré ich už majú uvedené v aplikácii. „Kritické riziká“ sa tiež nepreberajú z aplikácie a musia sa pridať v rámci SyGMa.
Čestné vyhlásenie
Dôležitou súčasťou Grantovej zmluvy je čestné vyhlásenie právne zodpovedného zástupcu. Vaši partneri tu musia tiež podpísať vlastné čestné vyhlásenie.
Podpis sa vykonáva digitálne. Viac informácií o digitálnych podpisoch nájdete na tejto webovej stránke
Všetko vyznačené zelenou farbou?
Zaškrtli ste všetky políčka na zelenú a tlačidlo „Overiť“ už nevypisuje chybové hlásenie? Potom môžete po uložení zavrieť okno prehliadača SyGMa.
Teraz ste späť na stránke služieb riadenia grantov. Tlačidlo „Odoslať do EÚ“ je teraz k dispozícii v časti Príprava údajov o Grantovej zmluve. Tým sa spracované údaje odošlú Komisii EÚ a váš projektový manažér v Bruseli podnikne ďalšie kroky. S ďalším formálnym oznámením budete potom informovaní, že Grantová zmluva je pripravená na podpis. Potom sa aktivuje tlačidlo „Podpísať“ a osoba, ktorú ste určili ako právne záväzného zástupcu (PLSIGN), môže podpísať Grantovú zmluvu. Na časovej osi potom uvidíte nový stav vášho projektu.
Podpísané - ale kde nájdem podpísanú grantovú zmluvu?
Svoju dokončenú GAP nájdete v časti „Archivované procesy“. Nájdete tam aj všetky dôležité dokumenty, ako je dokončená Grantová zmluva, váš hodnotiaci list a informácie o všetkých zálohových platbách.
Podávanie správ počas implementácie
„Podávaním správ“, t. j. vytváraním správ o pokroku, preukazujete EÚ, že ste svoje projekty skutočne realizovali v súlade s informáciami, ktoré ste uviedli v žiadosti o financovanie a v Grantovej zmluve. Nejde o doklady o finančných transakciách, napríklad vo forme faktúr, ale o zrozumiteľné a overiteľné dôkazy o činnosti, napríklad prezenčné listiny po uskutočnení podujatia.
V programe CERV existujú tri formuláre na podávanie správ, ktoré tu v priebehu projektu predkladáte Komisii EÚ (v závislosti od typu financovania a návrhu vášho projektu):
- Priebežné podávanie správ (Continuous reporting)
- Výstupy
- Obdobné podávanie správ (na konci projektu, tzv. Periodic reporting)
Modul priebežného podávania správ
Modul priebežného podávania správ je vám k dispozícii od začiatku projektu. Okrem iného tu nájdete výstupy a míľniky z vašej žiadosti. Výsledky projektu sem nahrávate v termínoch, ktoré určíte, keď majú byť výsledky dosiahnuté.
Na konci projektu vyplníte aj ostatné oblasti vykazovania (zhrnutie projektu atď.).
Periodické/obdobné podávanie správ
Ak chcete spustiť platbu projektu (napr. po časti projektu alebo v prípade paušálnych súm po skončení projektu), použite modul periodické/obdobné podávanie správ.
Tu nájdete automaticky vyplnené prvky z priebežného podávania správ.
Všetky typy výkazov kontroluje zodpovedný projektový manažér. Polia “Lock for Review” (Uzamknúť na kontrolu), “Lock & include” (Uzamknúť a zahrnúť) a “Submit to EU” (Odoslať do EÚ) naznačujú, že po vyplnení vašej časti je na rade GR JUST alebo EACEA: Sivá farba tlačidla (a skutočnosť, že naň nemôžete kliknúť) naznačuje, že vaša správa sa práve kontroluje; pred pokračovaním sa môžu vyskytnúť ďalšie otázky v “Komunikačnom centre”. Žlté tlačidlo znamená, že môžete pokračovať v zostavovaní alebo odosielaní svojej správy.
Flexibilita rozpočtu počas implementácie projektu
Rozdelenie rozpočtu sa môže upraviť – bez dodatku (pozri článok 39) – presunmi (medzi účastníkmi a rozpočtovými kategóriami), pokiaľ to neznamená žiadnu podstatnú zmenu opisu akcie v prílohe 1.
Avšak:
- zmeny v rozpočtovej kategórii pre dobrovoľníkov (ak sa používajú) si vždy vyžadujú dodatok,
- zmeny rozpočtových kategórií s paušálnymi nákladmi alebo príspevkami (ak sa používajú; vrátane financovania, ktoré nie je spojené s nákladmi) si vždy vyžadujú dodatok,
- zmeny rozpočtových kategórií s vyššími sadzbami financovania alebo rozpočtovými stropmi (ak sa používajú) si vždy vyžadujú dodatok,
- doplnenie súm pre subdodávky, ktoré nie sú uvedené v prílohe 1, si vyžaduje buď dodatok, alebo zjednodušené schválenie v súlade s článkom 6 ods. 2,
- ostatné zmeny vyžadujú dodatok alebo zjednodušené schválenie, ak je to výslovne stanovené v článku 6.2.